Datenschutzerklärung – Datenversand

Diese Erklärung gilt für den Dienst zum sicheren Austausch von Dateien unter www.initiativteam.de/datenversand/ (Versand von Dateien an Empfänger über nicht öffentlich verzeichnete Download-Links sowie Datei-Uploads von Kundinnen und Kunden über persönliche Einladungslinks).

Verantwortlicher

INITIATIV Team GmbH
Zeißstraße 63 · 30519 Hannover
Telefon: 05 11 / 3 50 65 90 · E-Mail: mail@initiativteam.de

Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt:
ploon.compliance GmbH, Garvenstraße 4, 30519 Hannover
E-Mail: compliance@ploonit.group

Verarbeitete Daten

• Versand an Empfänger: Name und E-Mail-Adresse des Empfängers, Betreff/Thema sowie die von uns bereitgestellten Dateien. Name und E-Mail-Adresse werden in unserer Datenbank verschlüsselt gespeichert.
• Datei-Upload durch Kundinnen/Kunden: Name und E-Mail-Adresse (verschlüsselt), Betreff sowie die von Ihnen hochgeladenen Dateien. Der Zugang erfolgt ausschließlich über einen persönlichen, zeitlich befristeten Link (gültig max. 120 Stunden / 5 Tage).
• Download-Protokoll: Beim Herunterladen bereitgestellter Dateien speichern wir Zeitpunkt und Dateiname des Abrufs. IP-Adressen werden dabei nicht gespeichert. Beim erstmaligen Abruf einer Sendung erhalten wir intern eine Benachrichtigung.
• Server-Logdateien: Beim Aufruf der Seiten verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Zugriffsdaten (siehe „Auftragsverarbeiter").

Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Durchführung des Datenaustauschs (Bereitstellung/Empfang von Dateien, Benachrichtigungen) – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/vorvertragliche Maßnahmen) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Auftragsabwicklung).
• Download-Protokoll und Erstabruf-Benachrichtigung – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigtes Interesse: Nachweis der erfolgreichen Bereitstellung/Zustellung sowie Sicherheit und ordnungsgemäßer Betrieb des Dienstes.
• Technischer Betrieb / Server-Logs – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Empfänger / Auftragsverarbeiter

Für Hosting und Datenbank setzen wir die IONOS SE (Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur) ein. Für den Versand der Benachrichtigungs- und Einladungs-E-Mails nutzen wir Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd.). Mit diesen Anbietern bestehen Verein­barungen zur Auftragsverarbeitung. Eine darüber hinausgehende Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nicht.

Speicherdauer

• Bereitgestellte Dateien werden nach der beim Versand gewählten Laufzeit (15, 30 oder 60 Tage bzw. unbegrenzt) automatisch gelöscht.
• Einladungslinks für Kunden-Uploads verlieren nach 120 Stunden ihre Gültigkeit; hochgeladene Dateien werden nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht.
• Einträge des Download-Protokolls werden gelöscht, sobald sie für den o. g. Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (für uns: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen). Wenden Sie sich hierfür an mail@initiativteam.de oder an unseren Datenschutzbeauftragten.

Stand: Juli 2026